Готовое сопроводительное письмо к резюме. Сопроводительное письмо

Те, кто хоть единожды сталкивался с процессом поиска работы, скорее всего, обратили внимание на пункт «добавить сопроводительное письмо». Чаще всего искатели работы игнорируют эту возможность, не понимая, насколько наличие такого дополнения может увеличить шансы соискателя на получение желаемой должности. Но как составить письмо правильно? Как заставить работодателя обратить внимание именно на вашу кандидатуру?

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Писать или не писать

Писать или не писать сопроводительное письмо – дело каждого. Но прежде чем сделать выбор, лучше узнать побольше о том, для чего это нужно, и обращают ли работодатели внимание на подобные дополнения.

Во-первых, сопроводительное письмо – это дополнение к резюме, которое сможет создать ваш образ более корректно, оно помогает раскрыть ваши способности, и подчеркнуть тот факт, что именно такой работник как вы, нужен той или иной компании.

К сожалению, практика показывает, что большая половина соискателей пренебрегает возможностью произвести более благоприятное впечатление. Иногда мы просто настолько не уверены в себе, что не можем правильно представить свои преимущества, опасаясь произвести впечатление хвастуна и выдумщика.

Приблизительно 30% россиян активно пользуются данной опцией, веря в то, что некое дополнение к резюме увеличит их шансы на замещение той или иной позиции. И, следует отметить, они абсолютно правы. Такое мнение абсолютно обоснованно, так как данные взяты из опросов как начинающих рекрутеров, так и опытных хэдхантеров.

Специалисты по найму обращают внимание на те резюме, из которых можно почерпнуть максимум информации еще до встречи с респондентом. Это помогает им еще до собеседования отсеять не совсем подходящих людей, и, тем самым, сэкономить время, которое, как всем известно, бесценно.

Кадровики обращают внимание на личности, которые в состоянии, как бы грубо это ни звучало, продать себя. Они считают что человек, способный заявить о себе, как о профессионале, способный привлечь внимание, и убедить в своей правоте, сможет достойно представить компанию на рынке.

Более того, среди нескольких тысяч опрощенных кадровиков, более 600 ответили, что даже не просматривают заявки без прикрепленных к ним писем.

Следует отметить, что эта тенденция появилась несколько лет назад, а раньше она присутствовала только на западном рынке труда. Сейчас же, наши специалисты набрались опыта и научились оптимизировать свое время и ценить свой труд по достоинству.

Потенциальный работник также избавляется от необходимости посещения абсолютно всех собеседований, даже в тех местах, в которые он заведомо не подходит.

Учитесь ценить себя и свое время!

Что думают об этом работодатели в России

Как уже было сказано выше, современные hr- менеджеры положительно относятся к сопроводительным письмам. Особенно это касается тех должностей, которые предполагают продажи и непосредственное общение с людьми.

Есть конечно, и кадровики «старой закалки», которые могут счесть сопроводительное письмо хвастовством, но, скорее всего, таких людей не будут держать в солидных компаниях. А зачем же вам размениваться на несерьезные организации?

Учитывая повальную моду на тренинги, коучинги, и тому подобные виды личностно и профессионального развития, можно предположить, что уже через год-два полностью все работодатели будут обращать свое внимание на наличие дополнительного сопровождения.

Если вы планируете построить карьеру и добиться высоких результатов, нужно учиться составлять письма правильно. О том, как это сделать мы поговорим далее.

Выбираем стиль написания

Первое, что нужно уяснить – это соблюдение делового стиля и наличие чувства меры при составлении сопроводительного письма. Похвалить себя, несомненно, нужно. Но сделать это необходимо так, чтобы потенциальный работодатель сделал о вас нужные выводы самостоятельно.

Даже если у вас есть скрытый (или даже явный) писательский талант, отложите его до конца оформления заявки. Не стоит также употреблять сложные обороты, задавать риторические вопросы, и создавать интригу, типа: «я знаю, как продать снег…зимой…эскимосу! Хотите узнать мой секрет?» Нет, нет, и еще раз нет. Никто не оценит такого юмора, и вот это действительно очень просто принять за хвастовство и самонадеянность.

Конечно же, получив такое письмо, рекрутеру может захотеться увидеть вас своими глазами, но не для того, чтобы получить таинственный рецепт продажи снега, а для того, чтобы поставить вас на место. Да-да, и такое бывает.

Структура сопроводительного письма

С основной целью написания сопроводительного письма мы разобрались – это привлечение внимания и вызывание желания продолжить общение.

Давайте разберемся в том, как правильно структурировать письмо, для того чтобы его хотелось прочесть до конца, что значительно повысит ваши шансы на успех.

Чего делать НЕ стоит:

• Шутить. Не вздумайте травить анекдоты или писать комментарии со смайликами. Это ужасно и неуместно.
• Описывать страницы своей жизни, не имеющие ничего общего с желаемой должностью. Даже если вы носите вещи в приют и снимаете котят с дерева – не пишите этого в сопроводительном письме.
• Использовать сленговые выражения и нецензурную лексику.
• Обижать предыдущего начальника и коллектив. Фразы типа: «с предыдущей работы уволился, потому что не мог трудиться под началом хама, тирана, и тупицы», выставят в неблагоприятном свете вас, но никак не экс-босса.
• Перескакивать от темы к теме, разрушая логичность изложения.

Итак, мы разобрались с тем, чего следует избегать. Пришло время рассмотреть пример хорошего сопроводительного письма. Оно должно состоять из:

• Приветствия, для которого лучше выбрать формы «доброе утро/день/время суток».
• Указание лица, которое представлено в вакансии как менеджер или ответственное за персонал лица. Например: «Добрый день, Сергей Станиславович».
• Ссылка на место, в котором вы узнали о вакансии: «на сайте job.ru сказано, что вы находитесь в поиске руководителя торгового отдела». Если вы отправляете запрос не на электронную почту, а пользуетесь услугами официальных порталов, то указывать очевидные вещи не нужно.
• Переходим к сути дела. В двух-трех предложениях рассказываем, почему нам так хочется работать именно на эту компанию. Внимание! Не на этой должности, а именно в данной компании. Для того чтобы все сформулировать правильно, узнайте что-то о предприятии, частью которого вы намерены стать. Например: «Я бы хотел(а) стать частью вашей компании/фирмы/холдинга, потому, что мне нравится ваш подход к осуществлению продаж/ привлечению клиентов и т.д. Я считаю его наиболее эффективным и активно использовал его (хочу использовать) в работе».
• Описываем свои преимущества, не копируя все непосредственно из резюме. Лучше написать: « я подхожу для этой должности, потому, что у меня есть успешный опыт работы с данными системами/ у меня есть идеи развития бизнеса и повышения результатов».
• Вопреки стереотипам – не стоит описывать свои амбиции и «наполеоновские» планы, если конечно вас об этом не спросят.
• Исключите оправдания. Если вы были уволены или находились не у дел на протяжении какого-то промежутка времени, не стоит уделять этому внимание.
• Забудьте о шаблонах из разряда: « я легкообучаем (а), я – пластилин, лепите из меня что угодно» или « я стрессоустойчив (а) и пунктуален (а)». Это банально и попросту раздражает людей, которые вынуждены читать это каждый день. Пожалейте их.
• В заключительной части выразите свою готовность ответить на любые вопросы посредством телефона, электронной почты, или личной встречи. После этих слов, укажите все контакты. А что если они указаны в резюме? Ничего страшного, деловой этикет требует указания контактов в письме.

Правила оформления

Оформлять сопроводительное письмо нужно так, как и любую деловую переписку:

Сразу отметим что честность – это хорошо. Но рассчитывать на то, что хэдхантер прослезится от фразы: «у меня нет опыта, но я сделаю все возможное, чтоб научиться».

Да, у вас может не быть подходящего опыта, возможно, вы только что окончили ВУЗ. Это не повод отчаиваться, но и расслабляться не стоит. К любой работе нужно быть готовым, хотя бы теоретически. Изучите все, что возможно о должности, и обязательно упомяните источники в сопроводительном письме.

У меня нет официального опыта работы в данной сфере, но я работал удаленно для того, чтобы увидеть схему работы «изнутри». Посещение тренингов, и, тем более, наличие сертификатов, станет плюсом, поэтому, не забудьте упомянуть и о них.

Обоснованно похвалите подход компании, например: «Мне нравится то, что вы используете метод полного погружения в процессе изучения языков. Я считаю эту методику одной из самых действенных и с удовольствием испытал бы все свои знания на практике».

Последние штрихи

1. После того, как текст набран, обязательно проверьте орфографию, на какую бы должность вы ни претендовали. Быть неграмотным – нехорошо.
2. Пройдитесь по всем обязательным пунктам. Все ли на месте?
3. Проверьте правильность написания электронного адреса и телефонного номера.
4. Выровняйте поля и выберите подходящий шрифт. Лучше отдать предпочтение классике: Times New Roman, 12 размер.

Сопроводительное письмо к резюме – это элемент деловой переписки, которым многие соискатели вакансий пренебрегают: или не пишут его вовсе, или относятся недостаточно серьезно к его написанию. Стоит заметить, что такой подход в корне неправильный, т.к. сопроводительное письмо к резюме – это отличный шанс заявить о себе среди множества подобных, обратить на себя внимание работодателя и заинтересовать его именно своей кандидатурой. Приложенное к резюме сопроводительное письмо покажет ваше знание делового этикета, станет проявлением хорошего тона.

Главная цель написания сопроводительного письма – ответить на вопрос: «Почему среди прочих должны отдать предпочтение мне?». Текст сопроводительного письма к резюме составляют кратким, без излишней эмоциональности, грамотным, корректным в отношении предыдущего места работы и руководителей. Также не стоит расхваливать свою персону – в посылаемом резюме уже описаны ваши знания, опыт, профессиональные достижения.

В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация: от кого письмо и с какой целью оно было написано; источник информации о вакансии, почему вы заинтересованы именно в этой компании, чем вы можете быть полезны для нее.

1. В первую очередь надо приветствовать человека, к которому направлено ваше резюме. В приветствии употребляют слова «Здравствуйте» или «Добрый день» и обращение по полному имени или имени и отчеству. Если имя и отчество сотрудника отдела кадров неизвестны, то в этом случае приветствуют персонал из отдела кадров: «Уважаемые служащие отдела кадров», «Уважаемый руководитель отдела кадров» и т.п.
2. Далее следует раскрытие ключевых моментов вашего обращения: какой пост вы хотите занимать в компании, чем вы можете быть ей полезны, чем вас заинтересовала деятельность именно этой компании, упомянуть о положительных своих качествах, не описанных в резюме.
3. Заключает письмо выражение уважения и указание реквизитов для связи.

Пункт № 1 и 3 являются обязательными, т.к. это правило хорошего тона. Они состоят, как правило, из одной или двух фраз и их следует писать с новой строки. Общий объем текста должен поместиться в максимум четырех абзацах, читаться легко и быстро, не содержать сложных речевых оборотов. Не стоит писать сопроводительное письмо по шаблону – текст излагают свободно, своими словами, но придерживаясь орфографии и грамотности.

Примеры сопроводительных писем к резюме менеджера по продажам

Уважаемая Инна Ильинична!

На сайте трудоустройства (- – – – – – – –) я заинтересовался вакансией менеджера по продажам, которую предлагает ваша компания. Приняв во внимание предъявленные пожелания к кандидату на данную должность, выражаю уверенность в том, что мои опыт и компетентность в данной сфере соответствуют им.

Помимо предъявленных пожеланий, я также владею (перечислить владение дополнительными навыками и знаниями).

Искренне буду рад приглашению на собеседование.

Благодарю за внимание к моему резюме,

с уважением, Борисов Андрей. Тел. 3-56-56, эл.почта _______________.

Добрый день, Оксана Николаевна!

К Вам направлено в прикрепленном файле мое резюме. Мне хотелось бы занять пост руководителя отдела продаж в Вашей компании, о которой я узнала из газеты «Трудоустройство».

Я готова применить на благо компании свой опыт работы в торговле, а также широкий круг клиентов.

С удовольствием приму приглашение на личную беседу.

С уважением, Бобова Кристина. Тел. 78-98-99.

«Уважаемые сотрудники отдела кадров фирмы «Радуга»!

Прослушав объявление о вакансии на должность менеджера продаж в вашу фирму по телевидению, направляю свое резюме. Работа в вашей фирме привлекла меня перспективами профессионального роста и возможностью применить свой богатый опыт.

Буду признательна за ознакомление с моим резюме, в котором представлена информация о моих достижениях в сфере продаж на предыдущем месте работы.

С уважением,

Колосенко Мария. Тел.90-90-89.»

Руководителю отдела кадров Барыкиной А.Р.

Уважаемая Антонина Романовна!

Мне интересна вакансия главного менеджера по продажам молочной продукции, о которой я узнала из сайта «Работа.ру». О себе могу сказать, что обладаю обширными знаниями в этой области, т.к. имею два высших образования – экономическое и по мясо-молочному направлению, а также 5-ти летним стажем работы в данной области. Подробнее эта информация изложена в резюме.

На данный момент я руковожу отделом сбыта компании «Ферма». К сожалению, в настоящее время наша компания не располагает возможностями для наращивания производства, в то время как в вашей фирме есть перспективы.

Благодарю за внимание к моему резюме, буду рада принять приглашение на встречу.

Связаться со мной можно по тел.77-66-00.

С уважением,

Голубева Вероника Петровна.

При составлении сопроводительного письма к резюме важно помнить, что оно может оказаться именно той зацепкой, благодаря которой может кардинально измениться ваша жизнь.

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:

Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;

Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;

Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

Наименование организации;

Справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:

Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:

С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:

Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:

Сообщение о направлении документов (обязательная);

Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).

Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:

Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:

Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:

Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:

Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:

Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:

■ Прочие реквизиты

Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся:

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются:

Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

РЕЗЮМЕ

1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме с мировым именем (так называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):